Conditions générales de vente et d’utilisation

1. Fournisseur et coordonnées

La plateforme Voloo, accessible sur voloo.ch, est fournie par :

Dans le présent document, ce fournisseur est désigné par « Voloo ».

2. Champ d’application et documents contractuels

Les présentes conditions régissent :

• la vente et la gestion des abonnements Voloo souscrits par une association, un organisateur, une collectivité, une ONG, une entreprise ou une autre organisation, ci-après le « Client » ;
• l’utilisation de la plateforme par les propriétaires, administrateurs, membres, responsables d’événement et bénévoles, ci-après les « Utilisateurs ».

La page Tarifs, le récapitulatif présenté avant paiement, une éventuelle offre Enterprise signée et la politique de confidentialité complètent ces conditions. Une offre Enterprise négociée prévaut sur les présentes conditions pour les seuls points qu’elle règle expressément.

La politique de confidentialité décrit les traitements de données mais ne remplace pas les présentes conditions. Lorsqu’un accord de traitement des données est requis, il doit être conclu séparément entre Voloo et le Client.

3. Définitions

Organisation

L’espace de travail créé par le Client dans Voloo.

Abonnement

Droit d’utiliser un plan payant pendant une période mensuelle ou annuelle renouvelable.

Contenu du Client

Les événements, missions, lieux, plannings, coordonnées, fichiers et autres informations saisis par le Client ou ses Utilisateurs.

Bénévole

Personne inscrite à un événement ou utilisant un accès personnel fourni par une organisation.

Services tiers

Services distincts nécessaires ou optionnels, notamment Stripe, l’hébergement, la messagerie, Google et les fournisseurs de cartes.

4. Conclusion du contrat en ligne

La personne qui souscrit confirme être âgée d’au moins 18 ans, disposer de la capacité juridique nécessaire et être autorisée à engager le Client.

La souscription suit les étapes suivantes : choix du plan et de la périodicité, consultation et acceptation explicite des conditions, connexion ou création du compte et de l’organisation, vérification des informations de facturation et du moyen de paiement dans Stripe, puis confirmation définitive du paiement. Les informations peuvent être corrigées avant cette confirmation.

Le contrat est conclu lorsque la souscription est confirmée par Stripe et acceptée par Voloo. Une confirmation électronique est alors envoyée ou mise à disposition. En cas d’incohérence technique manifeste, de prix manifestement erroné ou de paiement refusé, Voloo peut refuser l’activation et en informer le Client.

Voloo conserve la version acceptée, la date, l’Utilisateur et l’Organisation concernés. Le Client peut imprimer ou enregistrer la version publique des conditions au format PDF.

5. Service, comptes et rôles

Voloo fournit des outils de gestion d’événements et de bénévoles, notamment pour les inscriptions, invitations, disponibilités, missions, lieux, postes, affectations, communications et opérations du jour J. Les fonctions disponibles et leurs limites dépendent du plan indiqué sur la page Tarifs au moment de la commande.

Le Client désigne les personnes autorisées à accéder à son Organisation et leur attribue les rôles appropriés. Le propriétaire de l’Organisation reste responsable de ces accès, de leur retrait et des actions réalisées par les comptes autorisés.

Chaque Utilisateur doit fournir des informations exactes, garder ses moyens d’authentification confidentiels et signaler rapidement tout accès suspect. Un compte est personnel et ne doit pas être partagé.

6. Plans, essai et renouvellement

Les plans publics payants sont Starter, Pro et Business, proposés avec une facturation mensuelle ou annuelle. Le plan Enterprise fait l’objet d’une offre ou d’un contrat distinct. Le plan Basic est un plan gratuit de continuité et n’est pas souscrit directement.

Le plan Pro peut bénéficier d’un essai gratuit de 10 jours, une seule fois par Organisation. Un moyen de paiement est requis. À défaut d’annulation avant la fin de l’essai, l’Abonnement choisi est automatiquement facturé à son échéance.

Les Abonnements sont conclus pour une durée indéterminée avec périodes de facturation successives. Ils se renouvellent automatiquement chaque mois ou chaque année selon le choix du Client, jusqu’à leur résiliation. La prochaine échéance est affichée dans l’espace de facturation ou le portail Stripe lorsqu’elle est disponible.

7. Prix, taxes, facturation et paiement

Les prix applicables sont les montants finaux affichés en francs suisses sur la page Tarifs et dans le récapitulatif de commande. Voloo n’est actuellement pas assujettie à la TVA et ne facture donc pas de TVA. Si ce statut change, les prix et documents contractuels seront adaptés avant toute facturation de la taxe.

La formule annuelle est prélevée en une fois pour une année. La comparaison mensuelle éventuellement affichée pour cette formule est uniquement un équivalent de prix. Les réductions et offres promotionnelles sont soumises aux conditions affichées avec l’offre.

Stripe traite le paiement, conserve les informations de paiement selon ses propres conditions et met les factures à disposition. Le Client autorise les prélèvements récurrents correspondant au plan choisi. Voloo ne conserve pas le numéro complet de la carte bancaire.

En cas d’échec de paiement, le Client dispose actuellement d’un délai de grâce de cinq jours pour régulariser sa situation. À son expiration, l’Organisation peut être suspendue en lecture seule et revenir au plan Basic, sans suppression automatique de ses données. L’accès payant peut être rétabli après régularisation.

8. Changement de plan, résiliation et remboursement

Le propriétaire de l’Organisation peut changer de plan depuis Voloo. Le changement est appliqué immédiatement et Stripe calcule le prorata éventuel. Lors d’une réduction de plan, les éléments dépassant les nouvelles limites peuvent passer en lecture seule, mais ne sont pas automatiquement supprimés.

Le propriétaire ou un administrateur autorisé peut gérer le renouvellement, le moyen de paiement et la résiliation depuis le portail Stripe. Sauf indication contraire dans ce portail, la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée et l’accès payant reste disponible jusque-là.

Les montants correspondant à une période déjà commencée ne sont en principe pas remboursés, sous réserve d’une erreur de facturation, d’un engagement exprès de Voloo ou d’un droit impératif. Le droit suisse ne prévoit pas de droit général de rétractation pour un achat ordinaire effectué en ligne. Les droits impératifs éventuellement applicables restent réservés.

Après la fin de l’Abonnement, l’Organisation revient au plan Basic selon les limites alors en vigueur. Le Client doit demander à Voloo l’exportation ou la suppression de ses données lorsqu’aucun outil en libre-service n’est disponible. Les données peuvent être conservées pendant la durée nécessaire aux obligations légales, à la facturation, à la sécurité et à la défense de droits.

9. Données, protection des données et confidentialité

Le Client reste titulaire de ses Contenus et accorde à Voloo le droit limité de les héberger, sauvegarder, reproduire techniquement et traiter dans la mesure nécessaire à la fourniture, la sécurité et l’amélioration du service.

Pour les données des bénévoles saisies ou collectées pour les événements du Client, le Client agit généralement comme responsable du traitement et Voloo comme sous-traitant. Le Client détermine les finalités, dispose d’une base légale, informe les personnes concernées et traite leurs demandes. Voloo traite ces données selon les instructions documentées du Client et les besoins du service.

Voloo agit comme responsable du traitement pour la gestion de ses propres comptes, contrats, paiements, sécurité et communications commerciales. Les détails figurent dans la politique de confidentialité.

Voloo utilise des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque et limite l’accès aux personnes autorisées. Le Client doit éviter de saisir des données sensibles qui ne sont pas nécessaires à l’organisation de ses événements.

Le service repose notamment sur une infrastructure hébergée auprès d’Infomaniak et peut utiliser Stripe, des services d’envoi d’e-mails, Google lorsque la connexion sociale est activée, ainsi que OpenStreetMap, swisstopo et IGN lorsque l’Utilisateur autorise les cartes externes. Cette liste doit être vérifiée et tenue à jour dans la documentation de protection des données. Voloo ne garantit pas que chaque traitement ou sous-traitant demeure exclusivement en Suisse.

Chaque partie protège les informations confidentielles reçues de l’autre et ne les utilise que pour l’exécution du contrat, sauf obligation légale ou information devenue publique sans violation du contrat.

10. Conditions d’utilisation des membres et bénévoles

Les Utilisateurs peuvent employer Voloo uniquement pour les activités autorisées par l’Organisation qui leur donne accès. Ils doivent respecter les instructions de l’Organisation, les droits des autres personnes et la législation applicable.

Il est notamment interdit de tenter de contourner les contrôles d’accès, perturber la plateforme, introduire un logiciel malveillant, collecter des données sans autorisation, usurper une identité, utiliser les coordonnées des bénévoles à des fins étrangères à l’événement ou envoyer des communications illicites.

Les bénévoles restent libres d’accepter ou de retirer une demande de mission selon les possibilités présentées. L’Organisation, et non Voloo, est responsable de l’événement, de la sécurité sur le terrain, des assurances, des instructions opérationnelles et de la relation avec les bénévoles.

Voloo peut limiter ou suspendre un accès en cas de risque de sécurité, d’utilisation illicite, de violation grave ou répétée de ces conditions, de non-paiement ou lorsque la protection du service et de ses Utilisateurs l’exige. Lorsque la situation le permet, Voloo informe le Client et lui donne la possibilité de remédier au problème.

11. Propriété intellectuelle

Voloo et ses composants, marques, interfaces, logiciels, textes et éléments graphiques sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables. Pendant la durée du contrat, Voloo accorde au Client un droit limité, non exclusif, non transférable et révocable d’utiliser le service conformément au plan souscrit.

Aucun droit sur le Contenu du Client n’est transféré à Voloo, sous réserve des traitements techniques nécessaires au service. Le Client garantit disposer des droits requis sur les contenus qu’il importe.

12. Disponibilité, maintenance, évolution et support

Voloo cherche à fournir un service fiable et sécurisé, sans garantir une disponibilité ininterrompue ou exempte d’erreurs. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour, incident, intervention d’un prestataire ou événement indépendant de la volonté raisonnable de Voloo.

Voloo peut faire évoluer le service pour des raisons fonctionnelles, techniques, légales ou de sécurité. Une fonctionnalité essentielle d’un plan payé ne sera pas supprimée sans information appropriée ni solution raisonnable pour le Client.

Les demandes de support peuvent être adressées à info@voloo.ch. Aucun délai de réponse garanti ne s’applique sauf convention écrite distincte.

13. Garanties et responsabilité

Chaque partie répond des dommages directs qu’elle cause par une violation fautive de ses obligations. Le Client est responsable de la légalité de ses événements, de ses instructions, de ses Contenus, des autorisations accordées et des décisions prises à partir des informations de la plateforme.

Dans la mesure permise par le droit suisse et pour les Clients agissant à des fins professionnelles, Voloo n’est pas responsable des dommages indirects, pertes de bénéfice, pertes d’opportunité ou atteintes résultant de décisions opérationnelles du Client. La responsabilité globale de Voloo pour une faute légère est limitée aux montants payés par le Client au cours des douze mois précédant le fait dommageable.

Aucune disposition n’exclut ou ne limite la responsabilité en cas de dol, de faute grave, d’atteinte à la vie ou à l’intégrité corporelle, ni une responsabilité qui ne peut être exclue selon le droit applicable. Les droits impératifs des consommateurs restent intégralement réservés.

14. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution causés par un événement hors de son contrôle raisonnable, notamment une catastrophe naturelle, une panne générale de télécommunications, une cyberattaque d’ampleur exceptionnelle, une décision d’autorité ou une indisponibilité critique d’un prestataire. La partie concernée prend les mesures raisonnables pour limiter les effets et reprendre l’exécution.

15. Modification des tarifs et des conditions

Voloo peut modifier ses tarifs, le service ou les présentes conditions. Les changements importants sont communiqués avant leur entrée en vigueur par un moyen approprié. Une hausse de prix récurrente s’applique au plus tôt à une période de renouvellement ultérieure.

Lorsque le changement défavorise sensiblement le Client, celui-ci peut résilier avant son entrée en vigueur. Une nouvelle acceptation explicite peut être demandée. La poursuite du service après l’entrée en vigueur vaut acceptation uniquement lorsque le droit applicable et l’information donnée le permettent.

16. Dispositions finales

Le contrat et les présentes conditions sont régis par le droit matériel suisse, à l’exclusion de ses règles de conflit de lois.

Pour les Clients agissant dans un cadre professionnel, les tribunaux compétents à Delémont, Suisse, sont seuls compétents. Les fors impératifs, notamment ceux applicables aux consommateurs, restent réservés.

Si une disposition est invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent applicables. La disposition concernée est remplacée, dans la mesure admise, par une règle valable se rapprochant de son objectif. Le fait de ne pas exercer immédiatement un droit ne vaut pas renonciation.

Voloo peut transférer le contrat dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion ou d’une cession de son activité, sous réserve de préserver les droits essentiels du Client. Le Client ne peut transférer le contrat sans l’accord préalable de Voloo, sauf disposition impérative contraire.

La version française fait foi. Les traductions éventuelles sont fournies à titre informatif.

17. Contact

Questions contractuelles, demandes relatives aux données ou réclamations :